هوش تجاری به عنوان ابزاری در جهت تصمیمات کلان سازمان

در این نوشتار به آثار مثبتی که هوش تجاری بر تصمیمات عمده و کلان سازمانی دارد اشاره شده است وهمچنین عمده موارد قابل توجه  در معماری هوش تجاری و مزایای آن به همراه نحوه برخورد و نوع پیاده سازی آن پرداخته شده است . هدف از این مقاله معرفی چارچوب عملی برای کمک به سازمانها در جهت هدایت اهداف خود نسبت به هوش می باشد، که باعث میشود سازمانها درک صحیح و به موقعی از وضعیت و عملکرد خود به دست آورند.
همان طور که چشم ها به مثابه پنجره های روح هستند، هوش تجاری نیز همانند پنجره ای رو به تعالی سازمان است که کارایی، بازده عملیاتی و فرصت های استفاده نشده را آشکار می کند. هوش تجاری یا BI(Business Intelligence) ، مجموعه ای از فناوری ها و فرآیندهایی است که به افراد در تمام سطوح سازمان، اجازه دسترسی و تحلیل داده و در نهایت تصمیم گیری های دقیق را می دهد . بدون وجود افرادی که بتواننداطلاعات را تفسیر کنند و به کار گیرند، هوش تجاری مفید نخواهد بود. به همین علت،هوش تجاری کمتر وابسته به فناوری و بیشتر تحت تاثیر ابداع و فرهنگ است و اینکه افراد آن را به عنوان یک دارایی مهم در نظر بگیرند. هدف هوش تجاری تسهیل تصمیم گیری و تصمیم سازی بر اساس حقایق سازمانی می باشد .
با رقابتی شدن اقتصاد و کسب و کارموضوع “معنا بخشیدن به داده های سازمانی” و تسهیل فرآیند “تصمیم سازی” مرکز توجه کارشناسان فناوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت قرارگرفته است. هوش تجاری یا هوش رقابتی تنها زمانی می تواند ارزش آفرینی کند که توسط افراد به درستی به کار برده شود. در چند سال اخیر در کشور ما پیاده سازی سیستم های هوشمند رواج یافته است اما مشکلی که در پیاده سازی موفق و ادامه پروژه های فوق دیده می شود، نداشتن ادبیات مشترک بین افراد و نیز عدم استفاده از متدولوژی مناسب درپیاده سازی می باشد .
نقش و جایگاه هوش تجاری در صنعت بانکداری
طراحی مدیریت دانش با هوش تجاری

هوش تجاری در سازمانها

هوش تجاری به توانایی یک سازمان در جمع آوری ، نگهداری و سازماندهی داده ها اطلاق می شود . این قابلیت منجر به تولید مقدار زیادی اطلاعات می گردد که به تولید فرصتهای جدید می انجامد . به تعبیر دیگر هوش تجاری بایستی هم هدف تجارت را در برداشته باشد و هم کاربرد عملی هوش تجاری فرآیند تبدیل داده های خام به اطلاعات تجاری و مدیریتی است که به تصمیم گیرندگان سازمان کمک می کند که تصمیمات خود را سریعتر و بهتر اتخاذ کرده و براساس اطلاعات صحیح عمل نمایند . همه سازمانها از طریق تصمیم گیری در سطوح مختلف مدیریتی سازماندهی می شوند و تصمیم گیری اغلب به عنوان تبدیل اطلاعات برعملکرد تعبیر میشود و اطلاعات یک اساس و پایه منطقی برای فرآیند تصمیم گیری هستند  اطلاعات منبع اصلی تصمیم گیری است و آنچنان اهمیت استراتژیکی دارد که آن را مترادف با قدرت میدانند . هوش تجاری نه به عنوان یک ابزار و یک محصول و یا حتی یک سیستم ، بلکه به عنوان یک رویکرد جدید در معماری سازمانی براساس سرعت در تحلیل اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات دقیق درحداقل زمان ممکن مطرح شده است. در ادامه به معرفی پرکاربردترین مؤلفه های هوش تجاری می پردازیم .
 
مؤلفه های هوش تجاری
هوش تجاری از طریق مؤلفه های زیر تبدیل داده به اطلاعات و هدایت آن به سمت دانش ارائه میدهد :
انبار داده
انبار داده عبارت است از مجموعه ای از داده های یکپارچه، که توسط صفحات وب از منابع داخلی و خارجی جمع آوری شده است و داده های مرتبط را از مخزنی که برای تصمیم گیری موجود است، تجمیع می کند.انبار داده به خصوص برای مدیران و تحلیلگران تجارت بسیار قابل دسترس  است.
داده کاوی
داده کاوی فرآیند کشف الگوها، روابط بین داده ها و تمایلات از طریق بررسی حجم وسیعی از اطلاعاتی است که در انبار ذخیره شده است.تکنولوژی تشخیص، آمار و تکنیک های ریاضی معمولا در تکنولوژی داده کاوی استفاده می شوند  .
ETL
خلاصه کردن، انتقال، بارگذاری مجموعه ای از عملیات است که در آن داده از چندین پایگاه داده و سیستم استخراج می شود، به فرمت مورد نظر انتقال می یابد و در پایگاه داده هدف بارگذاری می شود.
OLAP
تکنولوژی OLAP با بهره گیری از محاسبات پیچیده به کاربران این امکان را می دهد که حجم وسیعی از اطلاعات را جستجو و آنالیز کنند.ابزارهای OLAP ترکیبی از رابط کاربری گرافیکی و روش های پردازش است، که نتایج بصری متفاوتی را در دیدگاه کاربران ایجاد می کند.

پیاده سازی هوش تجاری به عنوان ابزار تصمیم گیری

برای استقرار یک سیستم هوشمندی کسب و کار در یک سازمان می توان ۵ مرحله اساسی را در نظر گرفت . این مراحل عبارتند از :
 
گام نخست : شناسایی اطلاعات هوشمند مورد نیاز سازمان
در این مرحله تصمیم می گیریم “چه می خواهیم بدانیم ؟” پاسخگویی به این سؤال به دانستن نیازهای سازمان
مورد نظر برای اتخاذ تصمیمات کلیدی تجاری منجر می شود . در بخش های مختلف هر سازمان ، برای مدیران سؤالات
مختلفی مطرح می شود و معیارهای متفاوتی برای ارزیابی کارایی وجود دارد که همه این موارد باید شناسایی شوند.
اطلاعات هوشمند مورد نیاز در سازمان چگونه تعیین می شوند ؟
در سازمان چه تصمیماتی گرفته می شود؟
این تصمیمات برای چه باید اتخاذ شوند؟
تصمیمات سازمان در چه زمانی باید اتخاذ شوند ؟
چه کسانی از این اطلاعات هوشمند برای تصمیم گیری استفاده خواهند کرد ؟
اطلاعات هوشمند مورد نظر اساسا مورد نیاز سازمان هستند و نمی توان بدون آنها تصمیم گیری کرد یا اگر سازمان این اطلاعات را داشته باشد بهتر است ؟
 
گام دوم : استخراج و جمع آوری داده ها از منابع اطلاعاتی موجود
جمع آوری و یکپارچه سازی اطلاعات دارای سه مرحله اصلی است که این سه مرحله عبارتند از استخراج ، تبدیل و بارگذاری اطلاعات . در مجموع از این سه مرحله به ETL یاد می شود.
طی فرآیند ETL داده ها از روی سیستم های موجود مانند برنامه های کاربردی یا پایگاه های اطلاعاتی استخراج شده ، به فرمت مناسب یک مخزن اطلاعاتی که در اغلب اوقات یک انبار داده است ، در می آیند و تبدیلات لازم روی آنها اعمال می شود . سپس در مخزن اطلاعاتی مذکور قرار داده می شوند. با استفاده از این فرآیند ، نیازی به جایگزینی سیستم های قدیمی نیست منابع اطلاعاتی درون سازمان یا خارج از آن وجود دارند ؛ نمونه هایی از منابع اطلاعاتی عبارتند از : پایگاه های داده، گزارش ها ، مستندات متنی ، تصاویر ، فایل های صوتی ، جداول ، صفحات وب و اطلاعات به دست آمده از فرآیندهایی چون CRM ، SCM و ERP . اطلاعات استخراج شده باید قالب الکترونیک داشته باشند. برای الکترونیک کردن اطلاعات موجود از اسکنر ، دوربین های دیجیتال ، پرس و جو در پایگاه های داده ، جستجو در وب و فایل های موجود در کامپیوتر استفاده می شود  .
 
گام سوم : متمرکز کردن و سازماندهی داد ه ها در یک انبار اطلاعاتی مانند انبار داده
در این مرحله داده هایی که در مرحله قبل به فرمت استاندارد در آمده اند ، در یک مخزن اطلاعاتی مانند انبار داده قرار داده می شوند. داده ها قبل از ورود به مخزن اطلاعاتی ، پاکسازی شده و اطلاعات نامربوط از آنها حذف میشوند . همچنین اطلاعات دیگری در صورت نیاز به آنها اضافه می شود . نگهداری اطلاعات به این طریق به کاربر اجازه میدهد اطلاعات مورد نظر خود را از یک مجموعه داده ای کامل استخراج کند و به این ترتیب تجزیه و تحلیل های مورد نیاز خود را بر روی آنها انجام دهد. 
 
گام چهارم : فراهم کردن ابزار تحلیلی مناسب و نمایش نتایج
در این مرحله باید بتوان از روی داده های جمع آوری شده ، در رابطه با وضعیت و سیاست های کلی سازمان دانش مناسبی استخراج کرد و اطلاعات مورد نیاز را پیش بینی کرد . این کار نیازمند ابزار تحلیلی است . این ابزار باید طوری طراحی شود که متخصصین تکنیک و تجارت با زمینه های مختلف تخصصی بتوانند اطلاعات مورد نظر خود را از داده ها استخراج کنند . اطلاعات استخراج شده ممکن است ساده باشد مانند پرس و جوهای متداول در پایگاه داده یا پیچیده باشد مانند استخراج الگو ، عیب یابی و پیش بیتی یک پدیده خاص.
تحلیلگران تکنیک و تجارت ، از ابزارهای متنوعی برای دستیابی به اطلاعات ، تحلیل اطلاعات و مشاهده نتایج استفاده می کنند . ابزارهای اصلی به کار رفته در این مرحله شامل موارد ذیل هستند:
  • گزارش گیری
  • ابزار پرس و جو مانند OLAP
  • داده کاوی
در نهایت اطلاعات و نتایج پرس و جوها و گزارشها را می توان از طریق برنامه های کاربردی رومیزی، داشبوردها ، اینترانت و پورتال های خارجی به کاربر منتقل کرد.
 
گام نهایی : انجام عملیات
آخرین گام در فرآیند هوشمندی کسب و کار تصمیم گیری و انجام عملیات سازمانی بر مبنای نتایج تجزیه و تحلیل اطلاعات در مرحله قبل می باشد. بعد از انجام عملیات و مشاهده نتایج حاصل از آن ، اطلاعات تولید شده در سازمان برمبنای این عملیات ، وارد چرخه هوشمندی کسب و کار میشوند و نتایج حاصل از انجام آنها با ابزار هوشمندی کسب و کار ارزیابی می شوند. استقرار هوشمندی کسب و کار در سازمان در یک بازه زمانی انجام می گیرد که بنا به اندازه سازمان و بخش هایی از آن که در حوزه سیستم هوشمندی کسب و کار قرار خواهند گرفت ، می تواند کوتاه یا بلند باشد . ۵مرحله فوق در واقع نوعی استقرار پلکانی را بیان می کنند که ممکن است ماه ها و حتی سال ها طول بکشد . بنابراین استقرار هوش تجاری یک فرآیند پلکانی در یک بازه زمانی خاص است . این نوع استقرار برخلاف استقرار دفعتی و یکباره ، می تواند مزایای بسیاری را برای استفرار مطلوب سیستم در یک سازمان داشته باشد.
مرحله اول در واقع شناخت مسئله خاص آن سازمان است . همانطور که می دانیم هر سازمانی شرایط و نیازمندی های خاص خود را دارد . در این مرحله به شناسایی و کشف نیازمندی ها و شناخت تمامی جوانب آن پرداخته می شود . مرحله اول در ادامه کار بسیار مهم است و رضایت نهایی کاربران سیستم ، در گرو انجام درست مرحله اول است. مرحله دوم یکی از سخت ترین و زمانبرترین مراحل کار است . در این مرحله با استفاده از ابزارها و تکنیک های مخلتف ETL ، فرآیند استقرار هوشمندی کسب و کار تا پایین ترین سطوح سازمان نفوذ می کند و بیشترین برخورد با سازمان به وجود می آید . در این مراحل از تکنیک های مخصوصی استفاده می شود. مرحله سوم مربوط به ایجاد یک انبار داده است که از روش ها و تکنیک های خاصی برای آن استفاده می شود. در مرحله چهارم و پنجم کاربردهای اصلی هوشمندی کسب و کار در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و کم کم هوشمندی کسب و کار وارد فرآیند های تجاری سازمان می شود
هوشمند سازی سیستم نیروی انتظامی

راهکارپیشنهادی

سازمانهای مختلف با ابعاد و زمینه های کاری متفاوت ممکن است با مشکلات متفاوتی در امر استفاده بهینه از داده های موجود در سیتم هایی از قبیل : انبار ، پرسنلی ، حقوق و… مواجه شوند .در بسیاری از سازمانها داده ها در منابع مختلفی قراردارند و یکپارچه نمودن آنها برای بدست آوردن گزارشات حلیلی ، هزینه بر و زمانگیر می باشد . نرم افزارهای عملیاتی می توانند گزارشاتی را تا سطح مدیران میانی فراهم آورند کمتر دیده شده است که مدیران ارشد از این سیستم بعنوان منبع تصمیم سازی استفاده نمایند . شایان ذکر است که گزارشات تولید شده توسط این نرم افزارهای عملیاتی ، گزارشاتی ساده و نمایانگر عملیات انجام شده در سیستم می باشد و نمی توان بوسیله آنها گزارشات تحلیلی و چند بعدی در زمان کوتاه ساخت .
سیستم های تصمیم گیر راهکاری است که برای شرایط ذکر شده پاسخ مناسب ارائه میدهد. راه کار هوش تجاری مجموعه امکانات هماهنگ برای تسهیل فرآیند تصمیم سازی در سازمان در تمام سطوح است که به سادگی و هزینه کم قابل پیاده سازی می باشد .
هماهنگی داده ها : به طور معمول در سازمانها پراکندگی اطلاعاتی زیادی مشاهده می شود . استفاده از ابزارهای مختلف باعث می شود تا بانکهای اطلاعاتی متفاوتی با ساختارهای گوناگون در یک سازمان ایجاد شود . سرویس هماهنگ کننده اطلاعات در راهکار هوش تجاری این امکان را فراهم می آورد تا بانک اطلاعاتی متمرکز از اطلاعات ارزشمند برای تصمیم سازی ساخته شود.
انبار داده ها : همانطور که در بالا شرح داده شد ، در سازمانها پراکندگی اطلاعات یکی از بزرگترین معضلات می باشد . انبار داده این امکان را فراهم می آورد تا داده های مهم پس از پشت سرگذاشتن مرحله هماهنگی در یک بانک طلاعاتی متمرکز قرار گیرد.
داشبورد مدیریتی : راه های مختلفی برای نمایش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف برای تصمیم گیری های مدیران ارشد سازمان وجود دارد اما این تنها بخشی از راهکار هوش تجاری می باشد . یک گزارش مؤثر بایستی بخوبی به مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نیازهای آنها را مرتفع نماید.

نتیجه گیری نهایی:

منافع حاصل از اجرای کامل و بنیادین سیستم هوش تجاری می توان به شرح زیر خلاصه کرد :
۱- افزایش قابلیت اطمینان از تصمیمات استراتژیک
۲- اصلاح ارتباطات چند جانبه در سازمان
۳- افزایش دانش بازار
 
هزینه های تولید هوش تجاری، مزایای بسیار مفیدی به دنبال دارد از جمله افزایش درآمد، به دست آوردن فرصت های رقابتی جدید، دستیابی به زمان بیشتر برای بازاریابی، افزایش رضایت مشتریان از طریق CRM ، اتوماسیون فرایندهای دستی، افزایش سرعت و چابکی سازمان،کاهش هزینه ها و تصمیم گیری برای سازمان. در پایان این مقاله لازم است ذکر شود که دسترسی به اطلاعات دقیق و به موقع، به منزله ثروت مهمی برای هر شرکت است. هنگامی که سیستم های هوش تجاری به درستی و صحیح طراحی می شوندو از سوی دیگر اطلاعات، توانایی تصمیم سازی دارند، سازمان می تواند عملکرد خود را بهبود دهد و با ایجاد تصمیمات صحیح رضایت خاطر را به دنبال خواهد داشت و پیش از آنکه فرصتها توسط چشمان ریزبین و دقیق رقبا شناسایی شوند و فرصت رشد و ترقی از سازمان گرفت شود، آنها را به دست آوریم که البته این اهداف صرفا با اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند و در آمدن از رویای خوش، تداوم ابدی شیوه کسب و کار تحقق خواهد یافت.
نرم افزار هوش تجاری

آموزش حرفه ایی نرم افزار Tableau

دوره تخصصی هوش تجاری